一年多的GTD和自我管理之路(上)

2019年8月10日08:55:42 1 60

前言:GTD的目的和意义

写这篇GTD总结的初衷——分享是更好的学习

接触GTD有一年多的时间,看了一些时间管理方面的书、用过一些GTD软件,然后通过研究一些GTD牛人的文章和分享,开始尝试通过日常的任务和时间管理,逐步平衡自己工作和生活的状态,去更好的专注和执行。经历过那些彷徨的日子,拨开一层层的迷雾才慢慢找到自己,我有很多大大小小的梦想,我想在GTD的帮助下,去实践并完成它们。

你觉得这个世界上不可能的事情,是因为你没有试着去做。

这篇总结,一是想把自己一年多的GTD实践经历梳理一下,二是因为分享是最好的学习,通过分享促进自己更加深入的思考。如果这篇总结里面有内容能给看的人带来一点帮助,就最好不过了。

以前的状态

刚毕业工作那会,压力很大。

一是工作上的事情压得自己喘不过气,不知道怎么合理的安排自己的时间,同时苦于自己喜欢拖延的工作习惯,经常在强迫性的担心与焦虑中,浪费掉大量的时间和精力;

二是业余时间自己制定的个人提升计划,往往坚持不多久便会搁置,然后陷入重新制定计划,不久又会搁置的死循环。

这种状态差不多持续了1年的时间。

选择GTD进行高效工作和生活的意义

Asian Efficiency的Thanh文章中有句话:

From my studies of the brain, I know that I want to free up as many resources as possible so my brain can excel at full capacity for thinking, focus and decision making.

简单来说,就是想把大脑尽可能的从过多的信息中脱离出来,做事靠系统,有更多精力专注在执行和思考上。也是《小强升职记》里面“心如止水”状态的第一步。

最开始了解GTD是在13年的时候,当时一度很迷恋这个概念,甚至超出GTD对自己当时的工作状况可能带来的帮助。因为本身我自己是一个特别怕麻烦的人,尤其是当某段时间工作和生活乱成一团糟的时候,战战兢抓住GTD的稻草,希望能成为高效去生活和工作的人。

看过《小强升职记》和褪墨上一些文章之后,开始进行工具的选择。

当时用的是Android手机,着实费了好大的精力(→_→ Android重度选择困难症患者),不是选择太多,而是因为当时自以为比较渣的体验,没有一款让自己觉得最牛逼的App。

试用过Any Do、Doit.im、Google日历、Wunderlist等众多软件,结果最后陷入不停更换软件的怪异节奏。现在看来,其实有些软件都不错,比如国内比较火的Doit.im,还有平台兼容性很好的Wunderlist,不过因为我自己在使用的时候精力很难集中,一直不习惯使用。

后来换了iOS平台很快选择了Omnifocus直到现在。我始终认为,一款好的App是能让你在使用时感受不到它的存在,而又能切实的给你便利。

GTD流程的一些理解

收集

作为GTD流程的第一步,我对收集的理解是:把每一个新的工作任务、想法以及资料收集到个人的Inbox里面,而不是像以前那样选择存到脑子里或者不利于整理的纸质笔记本上。

目前常用的的收集箱有几个:

1)iPhone上Omnifocus的Inbox。

参照毒龙的程序人生,对我的Homescreen做了优化,把Omnifocus和效率的文件夹放到Dock栏。这样很方便利用Omnifocus的Inbox进行任务收集,也是我现在主要的任务收集Inbox。每天晚间仪式的时候按时清空所有的任务。

iPhone上Omnifocus的Inbox

2)便签。

主要用于日常工作执行中的任务收集,便签在手边,可以随时拿来记录任务,然后下班前,从PC端手动输入或者发送邮件到Omnifocus的Inbox。

3)电脑的Inbox文件夹。

电脑的Inbox主要是用于存放日常工作和学习电子资料,以及一些暂时性的文件。这个文件夹在金山快盘里面实时和服务器进行网络同步,方便个人PC+工作PC和手机资料文件的协作管理。周回顾的时候按时清空。

4)Evernote的Inbox。

用于存放平时的一些突然冒出来的和写作或总结有关的想法,因为不是可执行的任务,所以也放到里面,周回顾的时候清空。

组织/处理

组织/处理的主要内容是,根据自己的价值判断和目标,给每一个任务分配对应的项目、上下文以及开始和截止时间。这样给自己做出承诺,可以确保自己不会有遗漏或拖延的借口。另一方面,我自己对待每一个行动的态度,也从开始的债主催债般被动,逐渐开始主动的去执行跟进。

这一步是每天晚间仪式的时候,在Mac虚拟机上的Omnifocus中进行,对第二天的Todo List做旗标标记。

关于项目(Project)和上下文(Context)的设置,当时主要参照Oceannagirl的文章。在后面的自我管理系统部分会介绍一下。

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Omnifocus项目管理

检视/回顾

检视和回顾,是保证整个GTD流程顺利运转最核心的步骤。

检视是保证Omnifocus里面的项目和上下文,以及任务设置都更加有效。就像有些人喜欢定期对房间进行断舍离一样,我也会在周回顾的时候,检视项目所有的内容,结合年度和每月的计划,根据目前的目标与职责范围,与自己沟通,对GTD系统进行断舍离,希望能通过一步步的优化,保证整个系统更加清晰合理。

回顾因为月度和季度回顾一直不太明白该如何进行,目前的主力军是周回顾。

最初的时候因为懒,所以想延长回顾的周期,经过一段时间的尝试,发现如果两周进行一次回顾,我也会容易遗漏掉一些重要的工作。另外最开始回顾的时间在4-5个小时,太过于拖沓,最后优化到2-3小时,在周六晚上进行。

周回顾的内容,除去一些执行性的任务,主要的总结整理到周回顾Excel表格里面。

执行

执行的环节,主要考验的是执行力。在执行的过程中利用好2分钟原则和番茄钟可以更好的提升效率。

我在做2013年全年计划的时候,给自己定的主题词是:执行力。因为一直懒癌患者,喜欢拖延,且不自信。所以有针对性的养成了跑步以及晨起的习惯,年底回顾的时候,状况已经大有改善。

然后当时会对每天的工作,做时间日志。这一方面的回顾一直没有开始,不过也对自己的精力规律有了大概的了解,在组织/处理的时候,可以结合使用。

以OmniFocus为核心的自我管理系统

Omnifocus系统设置

我个人的自我管理系统,核心是Omnifocus。关于Omnifocus的设置,对于职场小白和职责范围不是特别多的人来说,强烈推荐Oceannagirl的《工具控的福音》文章系列,介绍详细而且干货很多,特别是情境(Context)和透视(Perspective)的设置,有很大的启发。就不多说了,有兴趣的可以去看一下。

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Omnifocus工具控的福音

每日执行清单(Flagged任务)

每天的执行清单(Todolist),遵循要事优先和搞定的原则。是除了Morning Ritual和Evening Ritual之外,主要的任务清单。

每天Evening Ritual的时候,会根据组织/处理阶段,分配的项目、上下文以及截止时间,对于一些常规性的任务比如整理今天市场的销售数据,以及需要重点跟进的最新的推广营销策略等工作,标上旗标。

每天的旗标任务数量在10个左右,最多的时候尝试过15个,但效率和执行完成度都不满意。这个可以根据每天任务的时间进行具体安排。

而且每个旗标都是一个承诺,一旦标上旗标,就意味着肯定要完成的任务。我最开始的时候没有理解这一点,一段时间下来,旗标变得形同虚设,短期的影响是任务完不成,长期的影响是自己对待承诺的态度,后果可想而知。

Morning Ritual

除了工作和休息日的时间,每天早晨和晚上这两块时间,如果利用好了,也是可以利用来进行自我管理的。特别是早上这段最不受打扰的时间,可以更好地与自己相处。

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我每天的Morning Ritual

这是我每天的Morning Ritual。通过一些小任务,让自己清醒,保持健康。其中最核心的部分是“晨间日记”和“自我管理时间”。

自我管理时间:每个人的方式不同,我最主要的是阅读、听英文等适合早晨做的事情。哪怕只是听下音乐,拉伸下身体,也会很有帮助。

晨间日记:是从13年9月开始执行的,一年多的时间,每天坚持记录天气、心情、一些反思、人际交往和感悟等,也是蛮有意义的。

晨间日记

这是我经过一年多的实践,每天晨间日记的主要内容框架。有兴趣的可以看《晨间日记的奇迹》一书,然后根据自己的情况进行定制。

Evening Ritual

晚上相比早晨更容易受到打扰。对于上班族,临时性加班、社交娱乐都会占用大量的时间。同时晚间也是可利用的最大块的时间。

Evening Ritual主要也是由一些常规性的内容比如吃饭,洗漱这些,以及自我管理和回顾、计划组成。

自我管理:和每年每周的计划对应,在进行周回顾的时候对下周的主要任务进行计划。

回顾:是对当天的工作时间日志、消费支出、时间记录和每日清单进行回顾总结,内容整理到Evernote相对应的笔记本。

其中【每日回顾】是参照Jack Dorsey的每日清单,对自己一些生活的准则进行每日强化。

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计划:是在Omnifocus中,对明天的任务根据重要紧急程度和精力情况分配上下文(context),标上旗标,并估计大约完成所需时间。

Weekly Review

周回顾是维持整个GTD系统顺畅最核心的环节。最初的内容是参考毒龙的程序人生,在1年多的实践过程中对内容进行不断的优化,以便更贴近年度的目标。

周回顾的意义在于:让我能在2-3个小时内,集中精力检视所有的事情,确认自己把最大的精力放到最重要的事情上,方向没有错,执行也没有拖延。最好能把平时的积累形成一股合力,朝着一个明确的目标一步步去实现。

年度计划

每年的年底会做第二年的年度计划。前几天学习着做了一个图形化的展示,这样每周回顾的时候会更加直观一些。

目前只有1年的计划,对于2-3年甚至更久的计划,还没有太明确的思路。

其他

Evernote、电脑文件对应的内容规则:为了让整个GTD形成更加紧密的一个系统,Evernote的笔记本和个人PC的电脑文件夹设置,都是从职责范围、自我管理、兴趣爱好这些角度出发,进行统一命名规则管理的。

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