时间管理理念的发展,当前最高效的时间管理方案是什么

2019年7月14日22:44:16 评论 161
摘要

时间管理方法从最初的从提高效率的角度开始,慢慢演变为按事件的重要紧急程度四象限的管理,现在已经到了时间管理的3.0时代了,如何给时间做乘法,是小智今天给大家带来的总结分享。

时间管理1.0,时间管理就是提高效率?

时间管理1.0模式认为:人创造出更多更好的工具和技术来加快生产,就可以有更多的时间,也就是提高效率。

总部通知不再口头传达,电子邮件一键分发省时省力;office三件套成为办公利器。

工具是越来越新了,技术是越来越先进了,可我们还是有做不完的活儿,干不完的事儿。

于是单线程的“效率论”变成了矩阵型的时间管理2.0模式.

时间管理2.0,事情的紧急/重要四象限划分

时间管理理念的发展,当前最高效的时间管理方案是什么x轴代表事情的紧急程度(urgency)
y轴代表事情的重要程度(importance)

根据这个矩阵,人们可以给自己要完成的任务打分,并从大量的任务中选出优先项

可先做当务之急并不能为你创造出更多的时间。选出优先项不过是把to-do list的第7项提到第一。

事要一件一件做,饭要一口一口吃,清单上的其他任务还是需要你一项一项去完成。

想从根本解决时间管理的问题,需要进入时间管理3.0时代。

时间管理3.0,给时间做乘法

给时间怎么做乘法?

时间管理3.0模式提倡“给时间做乘法”。

普通人在制定to-do list时往往会问自己:今天要做的最重要的事情是什么呢?

而multiplier(乘法时间思维运用者)则会问自己这样一个问题:今天做什么才能让明天更好?现在做什么能够让未来更好?

时间管理3.0模式在时间管理2.0模式的紧急程度(urgency)和事情的重要程度(importance)之外,增加了第三个更值得看重的维度:事情的影响和意义(significance)

时间管理理念的发展,当前最高效的时间管理方案是什么X轴代表这件事有多紧急;
Y轴代表这件事有多重要;
Z轴则代表了这件事将会产生怎样的影响;

这不难理解。就拿我今天上班的情况来说,交周报这件事最紧急,跟客户交付款这件事最重要,而下午四点跟集团A的会议却会对未来产生更深远的影响。合作成功的话,会极大提高我们在未来三年甚至更长时间内的收益。于是我把周报的活交给了实习生,跟客户解释了一下开完会再去交付款,然后全心全意准备下午的会议。

我们在做关于时间管理的决策时,要跳出今天的圈子,想想明天,想想未来。

每个人拥有的时间都一样,一天,24小时,1440分钟,86400秒。没有人可以在一天中创造出更多的时间,但这正是我们思维的症结所在。

抛弃固有思维,“给时间做乘法”听起来就没那么魔幻。

时间管理3.0的“武功秘籍”

为了更为直观展现思维过程,Rory绘制了一个叫做The Focus Funnel(聚焦漏斗)的模型图,展现了multiplier是如何下意识地进行时间管理的。

时间管理理念的发展,当前最高效的时间管理方案是什么招式一:重要的不是你要做什么,而是你不做什么

当multiplier面对一大堆任务时,他要问自己的第一个问题是:“我能不做这件事儿吗?”

邮箱每来一声叮,你就抬头看一眼。不知不觉一上午过去,自己任务却没进展,真的有必要时时刻刻刷新查看邮件吗?

Multiplier认为,当你接下一件事时,就同时拒绝了其他剩余的所有可能,今天选择拒绝这项任务,会为明天创造更多的时间。

做之前先筛选一下任务清单吧,留下真正值得花时间去做的事情。

招式二:时间管理的“复利”

若这项任务无法拒绝,下一步你就要问问自己:“这项工作能否通过自动化的方式来完成?”

部门月总结汇总,总有那么几个人不交,于是你抽出时间,从群里@到小窗提醒,好话说尽,各种或委婉或直接提醒,催交信息各种轰炸。

总有人在你刚打好包准备交给上级部门时,告诉你,hi,不好意思我忘了,还能交吗?

但如果你将汇总任务放进内网公共邮箱之中,设定定时发送,通知部门成员最后时间期限,命名要求,IT部门协助写入打包程序,让大家自助上载报告。

到时候邮件自动发送,并且之后每月如此,这就为你赢得了时间!

每次催人交月总结、收总结、统一命名、汇总打包要花去你1个小时的时间;

而联系IT部门写入打包程序,申请公共邮箱,制定通知命名规则、最后期限等需要3个小时。

3个月后,你所投入的时间就赢了回来,从此之后的每个月你都会获得时间投资回报(ROTI - Return On Time Invested)。

对时间来说,任务的自动化处理就如同复利之于金钱的重要性。

复利可以让钱生钱,自动化处理任务的模式则是在使用一定时间的基础上创造出更多的时间。

招式三:把工作交给别人,别人做的能比我好吗?

如果这件事情无法通过自动化流程完成,下一个我们要问的问题就是:“他人能否代理这项工作?”

代理?这不是推卸任务,对自己工作不负责任的表现吗?

前著名记者、主持人,现如今紫牛基金的创始合伙人张泉灵曾在《罗辑思维》节目中谈到了自己在这方面的困惑和解决之道。

以前,她很自豪自己没有助理,凡事亲力亲为,但是,当她变成团队的管理者时,亲力亲为就从一个她引以为豪的品格变成了拖后腿的习惯。

她特别不愿意打车,因为自己有车,也不愿意雇司机,干脆为公司省下这笔钱。

张泉灵说:

但公司不是这么思考问题的,如果我用了司机或者选择打车,那么我每天可以多出两个小时来工作,这样更有价值。

可是别人没能力,就是代理不了怎么办?如同前文提及的实习生,交上来的东西还是要返工,干嘛费这心力?

这种想法也许是对的,那是因为你忘记了前文说到的加入“影响程度”这一考量因素。

从短期来看,一个新手不可能比你做得更好,而加入对未来影响程度的考量,从长期来看呢?

新手最终还是能够hold住工作,就如同你当初入行一样,而身为行家的你就因此赢得了时间。

招式四:有意拖延不是病,是良药?

到最后你发现,一项任务既不能被消除,也不能自动完成,更不能假手于人。

那么这项任务就到了沙漏的底部,只剩下最后一个问题了,问问自己:“我是否要现在完成这项工作?”

这项工作必须现在完成,还是可以等待将来更好的时机?

如果必须现在完成,那我们就要投入百分之百的专注力,尽力完成,消除一切杂念,用心做好!

但是,若你发现这项工作并非要现在完成,就可以进行我们所说的“有意拖延”。

当然,“有意拖延”并不是让你永远将这项工作拖延下去。

因为按照“聚焦漏斗”模式,这项工作将会重新回到漏斗顶部,再次进行“消除任务”、“自动完成任务”、“代理任务”和“今天做还是日后做”的衡量和评判。

许多人不解,难道拖延症不是成功的“杀手”吗?

拖延和有意拖延看起来相似,其实两者有着明显的区别:

拖延是我们明知这件事要立马完成,但我们不愿意去做,而有意拖延则是我们沉心静待完成此事的最佳时机。

换句话说,明知该做不做是拖延,是成功的杀手。

而等待良机,懂得蛰伏,是美德,是时间管理的“良药”:耐心。

weinxin
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